Seguro que conoce este problema:

Se debe archivar una amplia gama de documentos: desde fichas de la Oficina del Censo, solicitudes de empadronamiento, expedientes jurídicos, personales y de construcción, muchas facturas cada mes, documentos de sesiones y reuniones, directrices de trabajo y artículos de prensa, hasta la correspondencia, incluido el correo electrónico.

La imposibilidad de acceder a información importante puede ralentizar los procesos de tramitación enormemente. Tanto si se trata de un expediente o una factura almacenada en otro lugar, como de correos electrónicos atascados en la bandeja de entrada de un compañero. Las respuestas a solicitudes y consultas de ciudadanos se retrasan, las facturas se generan o se pagan con demora y, con frecuencia, la documentación de ciudadanos está incompleta.

La consecuencia: quejas de ciudadanos insatisfechos.

¡Modernice la Oficina de Atención al Ciudadano de su Ayuntamiento! Mejore el servicio al ciudadano y agilice la tramitación de expedientes, facturas etc., reforzando y optimizando la prestación de sus servicios. Elimine el inmenso archivador de papel actual, ahorre espacio y reduzca los tiempos de respuesta, de búsqueda y almacenamiento de documentación.

Albisa ayuda a las Administraciones Locales en la implementación de sistemas de gestión documental con una excelente relación calidad/precio.

Con nuestra solución es posible registrar electrónicamente todos los documentos y archivarlos de forma centralizada. Mediante la intranet, todos los empleados autorizados disponen de acceso inmediato a la versión más actual de un documento sin que el software esté instalado en todos y cada uno de los puestos de trabajo. También es posible la integración con las aplicaciones especiales que ya están instaladas, permitiendo tramitar rápidamente las solicitudes.

El archivador central de documentos garantiza encontrar la información de manera segura y evitar el almacenamiento erróneo.

Forman parte del pasado los archivadores descentralizados y el almacenamiento duplicado que provocaban la confusión en las órdenes y los protocolos de las reuniones. Los empleados disponen de más tiempo para atender al público.

Ayude a su Ayuntamiento a cumplir con las exigencias de Gestión Ambiental recogidas en la norma ISO 14001:2004, una inquietud generalizada a todos los niveles sociales, empresariales y gubernamentales, y consiga que desaparezca el papel casi por completo de sus oficinas, y de paso también los costes relacionados (compra, almacenamiento, fotocopias etc.).

Responderemos con mucho gusto todas sus preguntas sobre cómo gestionar procesos internos de manera más eficaz.
 

Testimonio

Jörg Harperath,
Director del proyecto, Ciudad de Bad Honnef:

"La administración del sistema de gestión documental no requiere tantos gastos como pensábamos al principio. Un ejemplo es la facilidad de dar diferentes derechos en los archivadores a diferentes grupos de usuarios mediante los perfiles de DocuWare. También es una ventaja, el hecho de que, con el cliente WEB de DocuWare, se pueda trabajar sin necesidad de tener conocimientos de HTML, con lo cual se evita un sistema de gestión documental más caro para la intranet."