Especificaciones de productos y facturas bajo control

DocuWare archiva tanto facturas como descripciones de productos y albaranes de forma ordenada en un repositorio central de documentos. Con tan sólo unos pocos clics podrá comparar ofertas y características de artículos. Además los procesos de autorización de facturas se simplifican y aceleran, y con ello se aumenta la calidad de los datos.

¿Barato equivale a rentable?

Comparar ofertas es complicado. No es sencillo determinar si optar por otro proveedor es garantía de beneficios. ¿Producir en el extranjero es realmente más barato o el precio menor se debe a una merma de la calidad? ¿Una placa de circuitos equipada con componentes baratos? No siempre lo barato sale rentable. A menudo las ofertas sólo son equiparables en apariencia. También pueden variar las condiciones de los proveedores. Sin embargo, en los últimos años no se archivaron y clasificaron todos los documentos en carpetas de forma sistemática. La falta de documentación deja coja la comparación de ofertas.

Precios altos, prestaciones bajas
Primero recibirá la mercancía y el albarán del puesto encargado del correo. A continuación llegará la factura. Para usted esto significa fotocopias y más fotocopias. Luego puede controlar la mercancía con el albarán, aunque el departamento especializado también se encargará de verificar el pedido. Para ello necesita tiempo. En un primer momento todo parece estar en orden. Es más tarde cuando llegan las reclamaciones. La placa de circuitos del proveedor asiático causa problemas. Tampoco la funda del nuevo proveedor coincide completamente con la anterior versión. Usted no dispone de la documentación detallada pertinente. Esto afectará negativamente a su imagen como comprador y su empresa deberá asumir los gastos adicionales generados.

Análisis de características de productos

Compras debe examinar y tener en cuenta todos los parámetros de los productos. Si no, costosos fallos están previstos.

Todos los parámetros bajo control

Con DocuWare todas las especificaciones de productos están disponibles de forma ordenada durante décadas. Se archivan siguiendo determinados criterios de indexación, tales como el tipo, la fecha y el proveedor. También es posible vincular ciertos índices como el nombre del producto. Además, en caso de ser necesario puede realizar una búsqueda de texto completo, por ejemplo, por compo-nentes. De esta forma tendrá a su alcance en todo momento todas las especificaciones de productos, poco importa si accede a las mismas a través de un sistema ERP o de DocuWare. Cuando realice pedidos suplementarios o cambie de proveedor evitará cometer costosos fallos.

Caso práctico - ABS Production Lohmar

DocuWare posibilita que ABS Production Lohmar GmbH disponga de un flujo de información considerablemente más rápido. Asimismo, la gestión documental electrónica ha optimizado los procesos internos de este proveedor de bombas y compresores. Un flujo de trabajo integrado acelera los procesos de autorización de los distintos departamentos y los hace transparentes.

Aproximadamente diez años atrás, el objetivo primordial de la compañía era archivar electrónicamente todos los datos de los pedidos. Hoy día, ABS Production Lohmar ha incorporado el sistema de gestión documental a todos los ámbitos de aplicación empresarial: todos los documentos, desde los pedidos o los planos de construcción, pasando por las listas de piezas de repuesto, se archivan automáticamente en un archivador central de documentos y están a disposición de toda la empresa con sólo pulsar un botón. Con una licencia de empresa, todos los trabajadores disponen de acceso al archivo electrónico.

Lea el caso práctico de ABS Production Lohmar. Solicítenoslo: