Los costos disminuyen y la liquidez aumenta gracias a la agilización de los procesos
DocuWare se utiliza principalmente en los departamentos comerciales. Los requisitos de documentación exigen el uso de archivadores electrónicos. Estos sistemas ofrecen ventajas tan diversas como la agilización de búsquedas, el ahorro de espacio, mayores ingresos por descuento de pago en efectivo y rapidez de recibo de pagos.

Por exigencias legales y económicas, la contabilidad financiera genera gran cantidad de documentos que es preciso conservar. El continuo almacenamiento de registros sin un sistema de gestión de documentos supone tiempo y espacio excesivos. Asimismo, las búsquedas pueden ser dificultosas cuando los documentos se guardan en ubicaciones externas o no se han archivado debidamente.

Requisitos legales

• GAAP (principios contables generalmente aceptados)

Los lemas de un departamento comercial son: cumplimiento, puntualidad, verificabilidad y la máxima "no habrá registros sin comprobante“.

• Periodos de retención

La legislación fiscal contempla periodos de retención de hasta diez años. Los documentos son de gran importancia para cuestiones como responsabilidad de productos o demandas contractuales. En estas áreas los periodos de retención pueden ser más prolongados que en otras.

Flujo interno

El acceso a datos actualizados, como centros de coste y códigos postales, debe ser posible en todo momento. Sólo así puede garantizarse la exactitud de los cálculos de producción y costos internos.

Eficacia con DocuWare

El sistema DocuWare hace más transparente la contabilidad financiera. DocuWare organiza auditorías internas de forma segura y puntual. Agiliza la creación y transmisión de documentos, reduciendo o eliminando tiempos de espera. Permite operaciones simultáneas descentralizadas. Todos los responsables pueden consultar datos actualizados, mediante búsquedas con resultados inmediatos. Se mejoran comprobaciones esenciales, se puede prescindir del espacio destinado a archivar documentos y se facilita la auditoría.

Caso práctico - BARTEC

La empresa BARTEC Componenten und Systeme GmbH, especializada en seguridad, ha integrado el sistema de gestión de documentos DocuWare con la solución de gestión de empresa SAP. Los procesos son más transparentes y, al no perder tiempo en búsquedas de datos archivados en papel, los empleados pueden concentrarse en su tarea principal.

Antes de tener el archivador electrónico, la gestión de documentación de la empresa de seguridad Bad Mergentheim se hacía exclusivamente en papel. Había documentos por partida doble: en una estación de trabajo y en el archivador central. Los empleados que no tenían archivador propio tenían que desplazarse hasta el archivo central para buscar documentos. Hoy en día los documentos salientes quedan archivados al crearse. Los documentos entrantes se marcan con una etiqueta de código de barras adhesiva. Una vez comprobados, se incluyen en el sistema R/3 System. Entonces se colocan en el archivador y el código de barras se usa para asignarlos al registro de datos. Así no es necesario reorganizar el procesamiento. Los empleados pueden acceder a los documentos directamente desde su aplicación habitual, sin tener que abrir el sistema DMS. Los documentos están disponibles con un clic en un botón en pantalla, mientras se realiza cualquier otra tarea como, por ejemplo, de atención a un cliente o proveedor al teléfono. BARTEC valora la seguridad: con el nuevo sistema, el fuego y el agua no son amenaza.

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