Incremento del volumen de negocios con clientes satisfechos

La venta de productos atraviesa tiempos difíciles: Los clientes exigen rapidez de entrega y suministro de información, y los agentes de ventas compiten para captar clientes. Hoy en día todo gira en torno a la información. DocuWare ayuda a planificar más eficazmente las operaciones de ventas y distribución.

Descripción

Los ejecutivos de ventas tienen que gestionar multitud de detalles. Los representantes de ventas tienen que remitir todo tipo de consultas a otros departamentos. El cliente hace búsquedas infructuosas en Internet. La eficacia de las ventas y la distribución dependen del acceso a información relevante y a documentación exhaustiva sobre las transacciones. El uso de archivos de cliente electrónicos asegura lo siguiente: las cuestiones planteadas por clientes o posibles clientes pueden aclararse en el momento, por teléfono; no hay necesidad de largas investigaciones y llamadas posteriores para resolver cuestiones previas; se racionalizan procesos, (preparación de presupuestos, gestión de quejas, etc.). Así el personal de ventas tiene más tiempo para las ventas activas, sin ingratas tareas administrativas Se incrementa la eficacia de elaboración de presupuestos. Los clientes existentes reciben asistencia más esmerada. El balance final es positivo: clientes satisfechos y personal motivado. El acceso inmediato al documento requerido, en cualquier momento o lugar, beneficia a las operaciones de ventas y distribución.

Comunicación interna

Los agentes de ventas deben estar bien informados para transmitir seguridad e inspirar confianza. La disponibilidad de documentos y material de marketing es muy importante y debería ser la norma. No obstante, la falta de datos relevantes es frecuente.

Información para clientes

El uso de Internet hace que los clientes den por sentado el acceso fácil y rápido a información reciente. La ubicación de documentos en un archivo central, accesible para los clientes a través de Internet, es una ventaja con respecto a la competencia.

Caso práctico - Seeberger

En esta empresa proveedora de frutos secos (en Ulm, Alemania) alrededor de setenta empleados utilizan DocuWare para tareas de administración, contabilidad, compra, venta y distribución. El acceso rápido al archivador central de documentos optimiza el intercambio de información y los servicios ofrecidos. La obtención de datos a través de Internet es especialmente útil para los representantes.

La información relacionada con los clientes creaba grandes acumulaciones de papel en forma de documentos individuales de todo tipo: facturas, notas de entrega, confirmaciones de pedidos, correspondencia, etc. Aún más preocupante que la falta de espacio era el tiempo invertido en la búsqueda de datos para satisfacer las consultas de clientes o cumplir con los plazos estipulados, por lo que la dirección decidió implementar un nuevo sistema de gestión de documentos. Ahora los agentes de ventas pueden dedicar más tiempo a las tareas esenciales. El acceso a la información más reciente necesaria para un proceso es posible en todo momento y en cualquier lugar. No hay que recurrir a otros departamentos para búsquedas o consultas. Si se necesita un dato urgentemente puede obtenerse incluso durante una visita a la sede del cliente, y los representantes pueden ofrecer respuestas en el viaje de regreso a la oficina. Seeberger puede presentarse como una empresa eficaz y competente, proveedora de un servicio cuya calidad está a la altura de los productos Seeberger.

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