Disposición y tramitación de cartas de porte y comprobantes con DocuWare

La gestión documental acelera los procesos comerciales, los tiempos de búsqueda y archivado se reducen. Los empleados encontrarán todos los documentos en el archivador central DocuWare con un sólo clic, incluso los de aplicaciones ajenas. La eficiencia en el trabajo aumenta y los tiempos de reacción del servicio de atención al cliente se reducen. La competitividad de la empresa queda asegurada.

Un sector bajo presión

Transporte, tráfico y logística: este sector está sometido a la creciente presión que los proveedores de los antiguos países europeos del Bloque del Este ejercen sobre los precios. Al mismo tiempo, tiene que hacer frente a las tasas de peaje y a los precios del diesel. Así pues, el éxito de una empresa depende más que nunca de la rentabilidad y la flexibilidad de los procesos comerciales y de la solidez del servicio de atención al cliente.

Mantenerse firme gracias a sistemas informáticos

Sólo con la ayuda de tecnologías inteligentes y modernas es posible una organización todavía más rentable y la oferta de otros servicios innovadores. La base constituyen los documentos. Por un lado está el material convencional en papel, como las cartas de porte por carretera (carta de porte CMR), los comprobantes de envío y los itinerarios de distribución; por otro lado, están los ficheros electrónicos como p.ej. toda la correspondencia electrónica. Así pues, las únicas empresas capaces de mantenerse firmes a largo plazo ante la presión competitiva del mercado son aquellas que disponen de un sistema de gestión integrada de documentos.

Emisión de facturas a cámara lenta

Si bien hoy día una empresa de transportes entrega su carga rápidamente, la emisión de facturas en las oficinas suele retrasarse mucho. Una vez recibida la carta de porte CMR con el albarán firmado por el cliente, ésta se copia varias veces y se clasifica, y a continuación, toda la carpeta se envía al departamento de contabilidad por correo interno. Éste emite la factura de acuerdo con las condiciones del cliente y la vuelve a mandar al responsable por correo interno. Una vez recibida, se revisa antes del envío. Mientras tiene lugar la tramitación, cosa que se suele tardar varios días, la empresa de logística sigue haciéndose cargo de los gastos surgidos durante el transporte.

Facturación en segundos

Con DocuWare es diferente: la factura se puede emitir nada más recibir el albarán. Para ello, en el puesto de correo interno, al comprobante se le pega un código de barras y luego se escanea. Según el código de barras, que contiene el número de cliente y de despacho, se inicia un proceso de trabajo de forma automática y el documento se deposita automáticamente en el archivo. El responsable será informado de inmediato sobre la recepción del comprobante. Éste puede examinarlo y autorizarlo con un sello electrónico, y de esta forma, remitirlo automáticamente al departamento de contabilidad. En este departamento se imprime la factura y, al mismo tiempo, esta última se deposita en el archivo central. De esta forma, las facturas se emiten en cuestión de segundos, aumentando así la liquidez de su empresa.

Servicio más rápido y competente

Con DocuWare los empleados pueden responder a las preguntas de los clientes en cuestión de segundos. Una vez archivados, todos los comprobantes están disponibles de inmediato y en formato electrónico en el repositorio central de documentos. Todos los empleados autorizados pueden acceder a ellos. Como criterios de búsqueda se pueden utilizar, por ejemplo, el número de cliente y la fecha de envío. De esta forma, los empleados contestan unas 50 o 60 preguntas de clientes a diario, incluso si parte de ellas hacen referencia a envíos realizados años atrás. Además, los clientes pueden obtener sus comprobantes por sí mismos y con toda facilidad a través de Internet. Antes los empleados necesitaban horas para buscar comprobantes, ahora contestan enseguida a las preguntas de los clientes. Aparte de esto, las montañas de papel de los almacenes han desaparecido y la competitividad de su empresa ha mejorado considerablemente.

Caso práctico - Christian Salvesen Gerposa

Gracias a DocuWare, la empresa de transportes Christian Salvesen Gerposa ha mejorado considerablemente su servicio de atención al cliente de una sola vez y con ello ha reducido sus costes. Además, la emisión de facturas se ha acelerado. Medio año después, ya se ha amortizado la inversión de 30.000 euros.

Salvesen genera más de 90.000 documentos en papel al mes, como por ejemplo, albaranes, recibos de clientes y facturas. Además de la considerable reducción de los tiempos de búsqueda y archivado, el deseo de contar con un archivo central fue uno de los factores decisivos a la hora de inclinar la balanza hacia la implantación de DocuWare. Antes de contar con el sistema de gestión documental integrada, las oficinas estaban llenas de estanterías de varios metros de longitud repletas de expedientes. Las consultas de los clientes eran motivo de arduas búsquedas. Las facturas sólo se podían emitir mucho tiempo después de que los conductores hubieran entregado los comprobantes de los clientes. Hoy día, a los albaranes creados por el sistema ERP que todavía estén vacíos se les dota de un código de barras de forma automática. Los formularios viajan con el conductor. El cliente rellena los comprobantes cuando se le entrega la mercancía. Tan pronto como los comprobantes llegan a la central, se escanean, se archivan y se lee su código de barras. El sistema de liquidación modifica por sí solo el estado del pedido a "listo para la emisión de factura". Esto acelera los flujos de caja y aumenta la liquidez. Además, el servicio de atención al cliente mejora. Los clientes también pueden buscar sus comprobantes en el repositorio central de documentos a través de la página Web.

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