¿Conoce o sufre alguno de estos problemas?

• ¿Su personal está sobrecargado en la época de matriculación?
• Estudiantes haciendo largas colas para registrarse e inscribirse
• El personal tiene que dedicar muchas horas a la inscripción de estudiantes
• Hay que manejar muchos expedientes en papel
• Originales que se pierden o no se encuentran
• Casos de acceso indebido a documentación confidencial
• El archivo ocupa mucho espacio y se tarda en encontrar la documentación en el momento justo
• El sistema online o de gestión interna no soporta todos los formatos o tamaños de los documentos y/o no tiene control sobre el método de captura o la calidad de estos

Si desea ...

• reducir el tiempo de inscripción de los estudiantes a minutos 
• administrar y supervisar el proceso de inscripción incluyendo el pago de tasas
• devolver de inmediato los documentos originales a los estudiantes
• eliminar el almacenamiento físico de documentos en papel
• racionalizar los procesos y mejorar el flujo de trabajo para permitir un servicio mejor y más eficiente al cliente
• eliminar los gastos originados por el manejo de papel y liberar recursos humanos
• crear un repositorio de información seguro, centralizado y de fácil acceso 
• proporcionar a los estudiantes y al personal un acceso a la información basado en la Web

... entonces necesita un sistema de gestión documental integral

Ahora, con la ayuda de DocuWare, usted será capaz de hacer buen uso de sus recursos humanos y dedicar menos tiempo al trabajo manual. Además, controlará mejor los procesos de matriculación y asesorará de forma eficiente y adecuada a los estudiantes.

Puede dar un paso importante hacia delante implantando un sistema de gestión documental como DocuWare. DocuWare es una solución asequible que también encaja con planes de integrar un sistema electrónico de gestión documental con sus ofertas en Internet de carreras y listas de cursos. La flexibilidad y funcionalidad de docuware permite satisfacer las necesidades de un alumnado creciente sin contratar personal adicional.

¿Le gustaría implantar una solución similar o idéntica como ésta?

Tan pronto como un estudiante se inscribe a través del sitio web, DocuWare toma el control sobre los datos que constituyen el expediente del estudiante. El solicitante puede ir a la Universidad para presentar los documentos necesarios, que se escanean y devuelven inmediatamente al estudiante.

Llenando un solo campo de índice en DocuWare, estas imágenes digitalizadas se vinculan y asocian al expediente del estudiante. En función de los perfiles / derechos definidos por el administrador de DocuWare se puede acceder de inmediato al expediente electrónico del estudiante para su revisión, sin ningún tipo de manipulación física de los documentos. Entonces, por medio de un flujo de trabajo de documentos electrónicos, los expedientes de los estudiantes se envían al entrevistador asignado. Él o ella lleva a cabo la entrevista con la solicitud de Admisiones y Registros y puede ver los documentos del solicitante a través de un enlace a DocuWare. Posteriormente, el expediente académico del estudiante se envía a la facultad atribuida y se emite un certificado que se imprime directamente en DocuWare. Este se adjunta automáticamente al currículo y se envía a la Oficina de Admisiones y Registros para el pago de las tasas.

Ventajas

Ventajas para su personal:

• A nivel individual, los empleados tienen acceso inmediato a la información que necesitan para ayudar a los estudiantes de forma rápida y eficiente.
• El poder responder rápidamente a las preguntas de los estudiantes contribuye a una mayor satisfacción laboral y un menor estrés en el lugar de trabajo.
• El tiempo de la recuperación de documentos se reduce a segundos.
• El personal administrativo puede ocuparse de los solicitantes y los estudiantes de manera más eficiente, haciendo el mejor uso posible de su tiempo.
• Con colas de espera más cortas la actitud de todo el mundo mejora.

Ventajas para el departamento:

Con los expedientes electrónicos de los estudiantes, los documentos necesarios, independientemente del tipo de documento, se pueden juntar fácilmente y guardar de forma segura.

La devolución inmediata de los originales resuelve un importante problema de almacenamiento de papel y libera el tiempo y el dinero que antes se gastaba debido al manejo de archivos de papel. A través del nuevo proceso racionalizado, la recaudación de las tasas de inscripción también se controla mejor.

Ventajas para la institución:

• El diseño modular y la arquitectura abierta de DocuWare
• Capacidad para gestionar una tasa de crecimiento considerable, controlando los costes
• La información en línea sobre estudiantes permite a oficinas y delegaciones brindar asesoramiento in situ
• La responsabilidad legal se reduce, dado que se cumple fácilmente con la legislación vigente de protección de datos

El beneficio más importante que DocuWare aporta es la capacidad de influir en la calidad del proceso de registro y matriculación, reduciendo el tiempo necesario de horas a minutos. Además, proporciona el manejo seguro de la información, un servicio de atención al cliente mejorado y optimiza los recursos humanos. Sin duda alguna, DocuWare comparte y promueve la misión de una institución de enseñanza: Aparte de educar a estudiantes honestos, liberados, autónomos, éticos, científicos y sumamente competentes, la institución también administra su información de forma eficaz y eficiente. La información digital basada en la web permite ofrecer mejores servicios a los estudiantes. DocuWare es la herramienta que le permite ir un paso más allá, ofreciendo un servicio innovador y eficiente, satisfaciendo las expectativas de sus estudiantes y garantizando la prestación de los servicios prometidos.

Incluso la purga de expedientes electrónicos se simplifica. Con el uso de un campo de índice auto-generado FECHA DE RETENCIÓN el personal recibe una alerta cuando se pueden borrar expedientes del sistema. El espacio físico de almacenamiento se reduce considerablemente ya que se puede prescindir del papel.